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El arte de ser un buen anfitrión e invitado

LEONARDO ARTIGAS | Consulting  Mentoring. Recibir una invitación formal para acudir a una cena, un enlace o acto oficial son los lugares perfectos para poner en práctica nuestros modales y reglas fundamentales y no hacer un mal papel.

Diciembre es un mes cargado de fiestas y en algunos países de Latinoamérica se organizan muchas reuniones dependiendo de las tradiciones y la religión. 

Las personas que conviven en sociedad, que trabajan, que tienen vecinos, familia y amigos, es normal que tengan que cumplir con ciertos compromisos sociales a lo largo de su vida. 

Seguro que en estas fechas nos tocará jugar como anfitrión o invitado a la hora de celebrar las fiestas con nuestra familia o amigos. Siempre que organicemos cualquier tipo de encuentro, reunión o celebración debemos tener en cuenta ciertos aspectos básicos de cortesía, educación y comportamiento, para hacer sentirse cómodos a nuestros invitados.

El arte de ser un buen anfitrión e invitado by Leonardo Artigas

Nadie se libra de ser una cosa u otro, y aquí desde Leonardo Artigas Consulting, nos parecía interesante y divertido recordar las normas de Etiqueta Social y de Protocolo fundamentales tanto para los anfitriones como para los invitados.

Las invitaciones

Una vez que hemos definido con cierta claridad la lista de invitados, debemos proceder a realizar las invitaciones. Si no tenemos muchos invitados y son de confianza, amigos o familiares, podemos realizar la invitación de una forma un tanto informal, por medio del teléfono, o bien podemos invitar personalmente de forma verbal. 

Si el encuentro es algo más formal, o la cantidad de invitados es numerosa, podemos invitar de forma escrita por medio de una tarjeta de invitación, o bien, por medio de una carta.

El arte de ser un buen anfitrión e invitado by Leonardo Artigas

A mayor importancia del evento y de los invitados, con mayor tiempo de antelación debemos hacer el envío de las correspondientes invitaciones. Los invitados de cierta notoriedad o autoridades suelen tener las agendas repletas de compromisos, por lo que se deben realizar las invitaciones con cierta antelación para que puedan buscar, entre sus múltiples compromisos, un ‘hueco’.

Si la invitación es para una locación en la ciudad, si no es muy conocida la zona, podemos incluir un pequeño mapa que sirva de orientación a los invitados para llegar con mayor facilidad.

Si la invitación es a una finca, hacienda o un lugar similar, además de un plano que facilite su localización es bueno reservar un espacio, si es posible, para habilitarlo como parking, ya que la mayoría de los invitados llegarán en su propio vehículo.

El arte de ser un buen anfitrión e invitado

La puntualidad de los invitados

Si vamos a tener muchos invitados, podemos poner una hora de inicio de llegada de los invitados (le esperamos a partir de…) para permitir que los invitados se vayan incorporando de forma escalonada.

Es una forma de dar un mayor margen de tiempo para que lleguen todos los invitados. Dar un pequeño aperitivo previo o un lunch es importante para que los invitados se vayan conociendo entre ellos.

Es un buen «elemento socializador» y de entretenimiento para dar tiempo a que lleguen todos los invitados.

Los anfitriones deben recibir a la puerta a sus invitados, para saludarles e invitarles a pasar e incorporarse a la reunión. También es correcto que los anfitriones hagan las correspondientes presentaciones entre los invitados que no se conocen, siempre que ello sea posible.

El arte de ser un buen anfitrión e invitado by Leonardo Artigas

Un buen anfitrión, aparte de ser buen organizador, tiene que ser un buen «relaciones públicas» y debe saber hacer presentaciones, conversar, e incluso debe saber cómo salir de situaciones embarazosas o incómodas. 

Debe tratar de crear un ambiente agradable para todos sus invitados. Por eso confeccionar una buena lista de invitados es fundamental para tener una reunión de éxito.

Funciones para ser un buen anfitrión

  • Saber recibir y despedir a sus invitados.
  • Hay que tener a punto cubiertos de recambio, por si es necesario.
  • Hay que asegurarse de que copas, platos y cubiertos están limpios y relucientes.
  • Se tiene que observar si a algún invitado le hace falta alguna cosa.
  • Es necesario tener a punto analgésicos, digestivos y algún producto para quitar manchas.
  • En el baño se ha de tener colonia fresca, peines limpios, papel higiénico, toallas de recambio y pañuelos de papel.
  • Si en un momento determinado hay una conversación que se puede convertir en una discusión, hay que procurar cambiar de tema antes de que sea demasiado tarde.
  • Se debe de estar el máximo de tiempo en la mesa, ya que su presencia es importante.
  • En caso de que haya personal de servicio, y si hubiese algún fallo, hay que quitarle importancia. Nunca hay que advertir al servicio delante de los invitados.
  • En caso de que algún invitado haga alguna incorrección, se ha de disimular, procurando distraer la atención del resto de los invitados.
  • No se ha de hablar mal de un invitado que no está presente en ese momento.
  • Hay que procurar que no se hable mal de conocidos comunes, porque aunque no lo hayamos dicho nosotros, sí se ha dicho en nuestra casa.
El arte de ser un buen anfitrión e invitado by Leonardo Artigas
  • Saber controlar todo tipo de situaciones, por incómodas que sean (discusiones, invitados que han bebido más de la cuenta, etc.).
  • Moverse con soltura charlando, a poder ser, con todos los invitados, y haciendo sentirse cómodos a todos ellos, por muy tímidos o retraídos que sean.
  •  Saber elegir el menú adecuado al tipo de evento, a la época del año y al gusto de la mayoría de sus invitados. Lo mismo con la bebida, la decoración y el ambiente general de la sala.
  • Tener la casa en perfectas condiciones, sobre todo las dependencias donde tendrá lugar el encuentro y otras zonas donde pueden entrar los invitados (jardín, biblioteca, baños, etc.). Hay que procurar que no falte de nada.
  • Saber colocar a los invitados. Hay que evitar poner juntas a personas que tienen cierta enemistad, colocar a un invitado extranjero entre personas que no hablan su idioma, etc.
  • Atender y facilitar, en la medida de lo posible, el movimiento de personas con alguna discapacidad, personas mayores, etc.

Formas de vestir

Los anfitriones del evento siempre tienen que advertir en las invitaciones si la reunión es de etiqueta: traje largo, smoking, etc. Si no se ha pensado en esta forma de vestir, se señalará en las tarjetas «informal».

El arte de ser un buen anfitrión e invitado by Leonardo Artigas

En cuanto al guardarropa, si el número de invitados es muy amplio, debe preverse el improvisar uno. Se pueden alquilar percheros con ruedas y colocarlos en una habitación cercana a la puerta de entrada.

En resumen. El buen anfitrión es aquella persona que se preocupa de sus invitados y les da la cordialidad que se merecen. Con estos pequeños detalles ten por seguro que todos te van a recordar como un buen anfitrión.

Te deseo felices fiestas.

Leonardo Artigas.

Asesor de Empresas Organizadoras de Eventos.
Branding y Marketing Digital.
Consultor en Diseño Marcas de Turismo de Bodas y Turismo de Romance.

Consultor de  Empresas Organizadoras de Bodas.
Asesor Wedding Planners.
Consultoría en Hotelería.
Asesor Salones de Eventos.
Colombia, Iberoamérica.

Fuente: Protocolo y Etiqueta, ABC Blog.

 

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